Las empresas de alquiler como los demás sectores, tendrán que adaptarse deprisa. Pero bajando al terreno del día a día, ¿Por dónde empezamos? ¿Qué partes de la empresa se pueden digitalizar? ¿Quién nos puede ayudar a recorrer el camino? Es evidente que las empresas tienen un largo recorrido para digitalizar sus negocios. Queda claro que es imprescindible conectar entre si todas las partes de la empresa propia (empleados, maquinaria, vehículos, ERP) como de los agentes que interactúan con nuestra empresa (clientes, proveedores, Administración Pública,..) Por lo tanto, la digitalización implica múltiples actuaciones.
¿Por dónde empezamos?
Si ya has decidido que vas a acometer este gran paso, debes saber lo siguiente. En las empresas hay dos tipos de activos. Activos humanos y activos materiales (máquinas, vehículos, repuestos, etc). Además en la empresa hay que interactuar con los clientes, proveedores y la Administración Pública. En una empresa debidamente digitalizada, la mayoría de las interrelaciones entre todas las partes de la empresa y de las que no lo forman, estarán automatizadas. Vamos a analizar algunas de ellas para resaltar los puntos que, sin ninguna duda, deberán digitalizarse en las empresas de alquiler para su modernización y adaptación.
El primer paso en la digitalización de tu empresa es poner en marcha un ERP de código abierto
Resulta evidente que el corazón de la digitalización es el ERP de la empresa. A la hora de escogerlo, es de vital importancia un sistema abierto que permita la conexión sencilla de los sistemas que irán apareciendo en la empresa. MUY IMPORTANTE. Si actualmente usas un programa de facturación que funciona de modo aislado del resto de la empresa, ha llegado el momento del relevo. El ERP debe ser el corazón digital de tu empresa. Empieza por aquí. Recuerda un ERP con código abierto que te permitirá ir interconectando las distintas partes de tu empresa hasta completar la digitalización. Hay muy buenos ERP en el mercado. Solo por citar algunos, está PROLOGIC, NAVISION, AHORA, GESDIMAN, KARVE,.. Una vez que se ha dado el primer paso, vamos a ir avanzando en la dirección apropiada y lógica en la digitalización de tu empresa de alquiler. Por supuesto cada empresa es única y esto puede no ser válido para todas. RECUERDA. En esta década, o te digitalizas o mueres.
Conexión con los activos materiales de la empresa. (máquinas y vehículos).
Este apartado se está desarrollando en la actualidad con mucha fuerza y la previsión es la conexión de TODAS las máquinas con el ERP. Todo esto se consigue con el IoT (Internet de las cosas). Según las estimaciones más actuales, en 2019 había en el mundo 9.100 millones de dispositivos conectados mediante IoT. La progresión es tan rápida que las gráficas de conexión dan vértigo. La conclusión inmediata es que todas tus máquinas (al menos las de cierta entidad) deben disponer de una conexión IoT directamente conectada a tu ERP. La información básica que debe proporcionar dicho dispositivo es:
- Ubicación (coordenadas GPS)
- Itinerarios de la máquina ( Velocidad, paradas, recorridos, horas de funcionamiento, km recorridos)
Esto tiene una serie de resultados en la empresa que se pueden resumir así:
- Se podrá facturar automáticamente los excesos de horas y los trabajos en fines de semana y festivos. Un estudio realizado en nuestra empresa muestra que solamente este concepto posibilita la facturación extra de entre 40-60 € mensuales por cada máquina conectada. Esto en términos porcentuales de beneficio supone un aumento de 8 puntos. (Por ejemplo, si tu empresa tiene un margen antes de impuestos del 15%, la conectividad de las máquinas harán incrementarse automáticamente hasta el 23%). ¿Quieres mejorar tus beneficios? Debes conectar todas tus máquinas mediante un dispositivo IoT. En nuestra empresa, tenemos amplísima experiencia en esto y te podemos brindar nuestra ayuda.
- Saber exactamente lo que hace cada una de tus máquinas, posibilita hacer una gestión perfecta de los mantenimientos. La mayoría de los mantenimientos de las máquinas se hacen con estimaciones. Esto es más necesario cuando hay alquileres de larga duración. La alternativa es llamar periódicamente al cliente y preguntarle las horas que funcionamiento de la máquina. Esta gestión es tremendamente ineficaz, consume mucho tiempo, dinero y recursos de la empresa. El camino es que el propio sistema avise de la necesidad del mantenimiento y automáticamente genere la orden de trabajo a la persona que corresponda y añada está labor en su agenda de trabajo. La NOVEDAD es que las máquinas empezarán a organizar las agendas de los empleados.
Colocar un dispositivo IoT en las máquinas incrementará el beneficio en 8 puntos
En CENTINELA tenemos amplísima experiencia para ayudarte en esta parte de la digitalización. Hemos conectado miles de máquinas y estamos integrados con la mayoría de los ERP que hay en la actualidad. Estaremos encantados de acompañarte en este proceso. ¡NOS ENCANTA NUESTRO TRABAJO!
Conexión con los activos humanos. (administrativos, comerciales, mecánicos, transportistas, gerencia)
En una empresa se genera un elevadísimo flujo de comunicaciones entre las diferentes partes de la empresa. Órdenes de entrega y recogida, comunicación de averías, albaranes, facturas, compra de repuestos, presupuestos, gestión de mantenimientos, facturas. Todo esto genera una burocracia interna que consume tiempo, recursos, personal y eleva la posibilidad de cometer errores. Es sin ninguna duda una parte de la empresa que pide una digitalización o modernización. El objetivo es una oficina sin papeles en los que las personas que forman parte de la empresa, los clientes, proveedores y el ERP puedan compartir información de manera fluida y natural. Un ejemplo de lo que se puede conseguir ayudará a entender mejor todo esto:
• El transportista tendrá organizada en su agenda virtual (en su móvil) las entregas que debe realizar. En la entrega, el albarán será electrónico y la aplicación que tiene instalada en su móvil le dirige directamente al lugar de entrega. Estará disponible la persona de contacto, etc. Por su parte el cliente sabe en todo momento dónde está su máquina y la hora exacta a la que la recibirá. Esto ahorra llamadas, nervios y en definitiva mejora la experiencia del cliente y el trabajo se hace de un modo más racional. En cuanto el cliente firma la entrega, el sistema lo procesa automáticamente a efectos de facturación y envía al correo de la administración del cliente el albarán de entrega. Inmediatamente después, desde su aplicación de móvil, podrá iniciar su siguiente trabajo que se detallará perfectamente y de modo automático.
• Otro ejemplo. ¿Cómo cambiará la digitalización de la empresa el trabajo de los mecánicos? Sin duda de un modo muy significativo. Resulta evidente que no todos los trabajos tienen la misma urgencia. No es lo mismo una máquina que se ha estropeado en una obra, que un mantenimiento preventivo, que una reparación que se debe hacer en el taller. Cuando un cliente desde la obra (utilizando la APP de nuestra empresa o telefónicamente) nos informa de que hay una avería, el algoritmo analiza la prioridad de las tareas de los mecánicos, el tiempo o distancia de los desplazamientos y reorganiza las tareas del mecánico asignado e inmediatamente avisa al cliente de que un mecánico llegará para arreglar la máquina indicando hora exacta de llegada. El mecánico recibe la nueva orden de trabajo conociendo la ubicación, tipo de avería, persona de contacto y el camino más rápido para llegar al lugar. ¿Te suena demasiado genial? Pues esto es lo que consigue la digitalización en tu empresa.
• Con respecto a la parte administrativa de las empresas, en la empresas NO digitalizadas, se generan cantidades ingentes de papel. Esto implica un esfuerzo enorme de procesamiento y existe una posibilidad muy real de errores humanos, pérdidas de documentos, etc. El objetivo es una oficina sin papeles en la que el ERP y todos los sistemas integrados en él, hagan la mayoría de los trabajos administrativos. Albaranes electrónicos, facturación automática, gestión de fichaje de los empleados automatizado y gestión y cobro automatizado de los trabajos fuera de jornada o en fines de semana o festivos. • La ingente cantidad de información generada por nuestra empresa digitalizada puede ser de gran ayuda para la Gerencia de la empresa. Puede saber qué máquinas están infrautilizadas, qué máquinas debe comprar para satisfacer las necesidades de sus clientes, optimizar los recursos humanos y materiales, anticiparse a la llegada de los ciclos económicos y tomar decisiones estratégicas, etc. Sin duda los datos de las empresas son de enorme valor si se procesan adecuadamente. Sin duda hay más aspectos que pueden ayudar a tu empresa e irán surgiendo continuamente herramientas y conceptos que llevarán a la vanguardia a tu empresa.
